يحتاج العديد من الأشخاص اتش ار ليتر أو ما يسمى بخطاب إثبات عمل وذلك من أجل تقديمه لجهات معينة أو ما يكون بمثابة ضمان للعمل في حالة التقديم للحصول على قرض وما إلى ذلك.

اتش ار ليتر:

يشير موقع الوفاق إلى مجموعة من الخطوات لكتابة اتش اى ليتر وصيغة الخطاب لتقديمه إلى العديد من الجهات وهي كالتالي:

• تعتبر وظيفة الاتش آر الأساسية هي إمكانية الربط والتواصل ما بين الموظفين والمؤسسة أو الجهة التي يعمل بها.
• والهدف الرئيسي من كتابة خطاب الاتش ار هو إثبات العمل بشكل رسمي من المؤسسة الرئيسية التي يعمل بها الموظف في حالة طلب تقديمها أبى مؤسسات أخرى.
• يجب أن يشتمل الخطاب على بيان واضح لوظيفة الشخص والراتب الشهري الخاص به.
• إلى جانب العديد من التفاصيل الأخرى الخاصة التي يحتاج إلى الإشارة إليها.
• ويستخدم اتش ار ليتر في حالة التقدم للسفر في معظم السفارات الأجنبية والعربية.

إقرأ أيضًا: الاستعلام عن شخص بالسجل المدني المصري

صيغة خطاب HR Letter للسفارة الأمريكية:

• يجب أن تتضمن بنود اتش ار ليتر المقدم إلى السفارة الأمريكية على توقيع رسمي أو ختم مدير العمل أو الوكيل الرسمي له.
• وكذلك من الضروري أن يشتمل نموذج الإفادة من جهة العمل اسم المؤسسة أو الشركة التابع لها.
• وكذلك اسم الموظف وصيغة توضح توجيه الخطاب إلى السفارة.
• إلى جانب الإشارة إلى المعلومات والتفاصيل الخاصة للموظف مثل: دورة الرئيسي في العمل، وراتبه وتاريخ بدء العمل بالمؤسسة.
• ويشترط في معظم السفارات أن يكون الخطاب مكتوبًا باللغة الإنجليزية.
• يجب أن يكون الخطاب مشتمل على العديد من المصطلحات السهلة لسهولة فهمه وإدراكه، والكتابة بطريقة طبيعية سواء كان خطاب رسمي أو غير رسمي.

صيغة خطاب للبنك:

• من أهم الشروط التي يجب توافرها في نموذج إثبات عمل للبنك أن يكون الخطاب موجز ومختصر وغير طويل يصعب استيعابه، وتحديد الأفكار الرئيسية به.
• تعريف اسم الجهة المرسل الخطاب منها وكذلك اسم الجهة التي تستلم الخطاب لعدم الحدوث لبس أو غموض في صيغة الخطاب.
• استخدام الألفاظ المهنية المعروفة للجهات والمؤسسات العمل والبدء بالحمل الافتتاحية.
• وفي حالة عدم معرفة اسم المسئول يتم ذكر جملة إلى من يهمه الأمر.
• يجب التأكد من عدم اشتمال الخطبة على أخطاء لغوية أو إملائية ومراجعته جيدًا.
• وكتابة فقرة مناسبة يتم بها ختام الخطاب مع ترك مسافة قبلها.
• ومن أمثلة الكلمات الختامية، أطيب التمنيات أو خالص التحيات وغيرها من الصيغ التي توحي بإمكانية الاستمرار بالتواصل الدائم.
• ومن أهم الأهداف الرئيسية لكتابة خطاب عمل موجه للبنك هو إثبات جهة العمل ومصدر الدخل الرئيسي للموظف المتقدم لضمان ذلك بشكل رسمي.

إقرأ أيضًا: اسعار شرائح المياه

وبالتالي تتعدد أنواع النماذج والصيغ التي تقدم من اتش ار ليتر للبنوك أو السفارات في حالة التقدم للسفر خارج البلاد، لإثبات عمل الشخص المسافر وكذلك راتبه الشهري وغير ذلك من المعلومات التي تخص الموظف.